Apa Itu Analisa Proses Bisnis

Analisa proses bisnis adalah kajian dan evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan proses bisnis Perusahaan untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan tersebut dalam menciptakan nilai atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.

Analisa proses bisnis merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan perusahaan pada saat perusahaan akan melakukan rekayasa proses bisnis. Untuk lebih menjelaskan hubungan antara analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, terlebih dahulu kita lihat tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam rangka melakukan rekayasa ulang proses bisnis.

Menurut Whitten (2001, p21), dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu:

1.      Identifikasi Value Chain.

Pada tahap ini dilakukan identifikasi kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan-kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan yang secara bersama akan membentuk suatu kombinasi proses yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan. Besar kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu proses bisnis perusahaan sangatlah bersifat spesifik untuk perusahaan tertentu dan untuk industry tertentu yang sangat tergantung factor internal perusahaan antara lain strategi bisnis, sumber daya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari pemimpinnya, serta faktor eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi industry, peraturan pemerintah, dan faktor sosio ekonominya.

2.      Tahap Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis.

Analisa terhadap setiap kegiatan dalam proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks, biaya untuk mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan atau menambah nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.

3.      Tahap Perancangan Proses Bisnis Yang Baru.

Perancangan Proses bisnis yang baru dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses bisnis perusahaan. Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian diimplementasikan dan dilakukan review.

Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat terlihat dengan jelas bahwa kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari kegiatan rekayasa ulang proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan dilakukan hingga tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis, kegiatan diteruskan hingga tahap ketiga.

Pengertian analisa proses bisnis tidaklah dapat dilepaskan dari pengertian rekayasa uang proses bisnis karena analisa proses bisnis merupakan bagian dari rekayasa ulang proses bisnis. Untuk mempunyai gambaran dan pengertian yang lebih baik dan lebih menyeluruh mengenai analisa proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini akan dibahas beberapa pengertian rekayasa ulang proses bisnis.

Menurut Whitten (2001, p20) Rekayasa ulang proses bisnis atau business process reengineering (BPR) adalah suatu studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang fundamental untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki nilai tambah terhadap bisnis.

Manganelli ( 1994, p7) mendefisinikan BPR sebagai perancangan ulang yang cepat dan radikal terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis dan - sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung strategic dan nilai tambah proses bisnis – untuk mencapai optimasi arus kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi.

Menurut pengertian Manganelli, dalam melakukan rekayasa ulang bisnis, kita analisa bukan hanya terhadap strategi, nilai tambah proses bisnis tetapi juga terhadap semua sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang mendukung proses bisnis yaitu:

1.      Sistem yang mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi manajemen hingga ke sistem sosial dan kultural.

2.      Kebijakan yang mendukung aktivitas proses biasanya dalam bentuk aturan dan regulasi yang mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana suatu pekerjaan dilakukan.

3.      Struktur organisasi yang mendukung aktivitas proses adalah kelompok kerja, departemen, area fungsional. divisi, unit dan bentuk lainnya dimana karyawan dibagi untuk kepentingan melakukan pekerjaannya.

Rekayasa ulang proses bisnis merupakan suatu cara yang radikal untuk menggali dan memperluas kemampuan dari suatu bisnis, memperbaiki performancenya dan memungkinkannya untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif yang bertahan lama.

Studi dan analisa dilakukan terhadap proses bisnis bisa terhadap keseluruhan proses bisnis dalam suatu organisasi atau hanya terhadap suatu proses tertentu dalam organisasi dengan menggunakan metode-metode analisa sistem.

Setiap proses bisnis dianalisa dan diteliti secara cermat apakah terjadi bottlenecking, repetisi dan pengerjaan ulang yang mengakibatkan ketidak efisienan. Analisa dan studi ini dimaksudkan untuk menemukan proses bisnis mana yang mempunyai dampak besar terhadap nilai tambah Perusahaan. Terhadap proses bisnis tersebut dilakukan pengkajian lebih lanjut untuk menemukan adanya opportunities yaitu kesempatan untuk melakukan perbaikan sehingga akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Perbaikan bisa dalam bentuk menghapuskan sebagian proses yang tidak perlu, melakukan streamlining atau memanfaatkan bantuan teknologi informasi.

Whitten mengingatkan bahwa dalam melakukan rekayasa ulang bisnis harus dihindari setiap godaan untuk mengfokuskan diri pada solusi informasi teknologi hingga setelah proses bisnis dirancang ulang untuk mencapai efisiensi yang maksimum. Jadi rekayasa ulang bisnis menganalisa proses bisnis dan kemudian merancang ulang untuk menghapuskan ketidak efisienan dan birokrasi sebelum diaplikasikan kembali dengan menggunakan Teknologi Informasi.