Analisa proses bisnis adalah kajian dan
evaluasi yang dilakukan terhadap kegiatan-kegiatan proses bisnis Perusahaan
untuk mengidentifikasikan dampak dari kegiatan tersebut dalam menciptakan nilai
atau menambah nilai terhadap bisnis Perusahaan.
Analisa proses bisnis merupakan salah
satu kegiatan yang harus dilakukan perusahaan pada saat perusahaan akan
melakukan rekayasa proses bisnis. Untuk lebih menjelaskan hubungan antara
analisa proses bisnis dengan rekayasa ulang proses bisnis, terlebih dahulu kita
lihat tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam rangka melakukan rekayasa
ulang proses bisnis.
Menurut Whitten (2001, p21), dalam
melakukan rekayasa ulang proses bisnis ada 3 tahap besar yaitu:
1.
Identifikasi
Value Chain.
Pada tahap ini dilakukan identifikasi
kegiatan-kegiatan pada setiap fungsi perusahaan yang harus dilakukan oleh
perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. Kegiatan-kegiatan ini merupakan
rangkaian kegiatan yang secara bersama akan membentuk suatu kombinasi proses
yang dapat memberikan nilai tambah bagi proses bisnis perusahaan. Besar
kecilnya nilai tambah yang diberikan oleh suatu proses bisnis perusahaan
sangatlah bersifat spesifik untuk perusahaan tertentu dan untuk industry
tertentu yang sangat tergantung factor internal perusahaan antara lain strategi
bisnis, sumber daya dan fasilitas produksi yang dimiliki dan visi dari
pemimpinnya, serta faktor eksternal antara lain kondisi kompetisi, kondisi
industry, peraturan pemerintah, dan faktor sosio ekonominya.
2.
Tahap
Analisa Setiap Kegiatan Dalam Proses Bisnis.
Analisa terhadap setiap kegiatan dalam
proses bisnis perusahaan dari segi waktu, bottlenecks, biaya untuk
mengidentifikasikan dampak setiap kegiatan dalam menciptakan atau menambah
nilai bisnis Perusahaan. Dalam tahap analisa proses bisnis ini juga dilakukan
identifikasi peluang-peluang untuk melakukan perbaikan dan perancangan ulang
proses bisnis agar proses bisnis lebih efisien.
3.
Tahap
Perancangan Proses Bisnis Yang Baru.
Perancangan Proses bisnis yang baru
dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses bisnis
perusahaan. Hasil rancangan baru proses bisnis kemudian diimplementasikan dan
dilakukan review.
Dari tahapan-tahapan rekayasa ulang
proses bisnis yang diberikan oleh Whitten, dapat terlihat dengan jelas bahwa
kegiatan analisa proses bisnis merupakan bagian dari kegiatan rekayasa ulang
proses bisnis. Dalam melakukan analisa proses bisnis, kegiatan dilakukan hingga
tahap kedua sedangkan dalam melakukan rekayasa ulang proses bisnis, kegiatan
diteruskan hingga tahap ketiga.
Pengertian analisa proses bisnis
tidaklah dapat dilepaskan dari pengertian rekayasa uang proses bisnis karena
analisa proses bisnis merupakan bagian dari rekayasa ulang proses bisnis. Untuk
mempunyai gambaran dan pengertian yang lebih baik dan lebih menyeluruh mengenai
analisa proses bisnis maka dalam pembahasan berikut ini akan dibahas beberapa
pengertian rekayasa ulang proses bisnis.
Menurut Whitten (2001, p20) Rekayasa
ulang proses bisnis atau business process reengineering (BPR) adalah suatu
studi, analisa dan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang fundamental
untuk menurunkan biaya dan/atau memperbaiki nilai tambah terhadap bisnis.
Manganelli ( 1994, p7) mendefisinikan
BPR sebagai perancangan ulang yang cepat dan radikal terhadap strategi, nilai
tambah proses bisnis dan - sistem, kebijakan dan struktur organisasi yang
mendukung strategic dan nilai tambah proses bisnis – untuk mencapai optimasi
arus kerja dan produktivitas dalam suatu organisasi.
Menurut pengertian Manganelli, dalam
melakukan rekayasa ulang bisnis, kita analisa bukan hanya terhadap strategi,
nilai tambah proses bisnis tetapi juga terhadap semua sistem, kebijakan dan
struktur organisasi yang mendukung proses bisnis yaitu:
1.
Sistem
yang mendukung kegiatan proses dari proses data dan sistim informasi manajemen
hingga ke sistem sosial dan kultural.
2.
Kebijakan
yang mendukung aktivitas proses biasanya dalam bentuk aturan dan regulasi yang
mengarahkan dan memimpin perilaku dalam hal bagaimana suatu pekerjaan
dilakukan.
3.
Struktur
organisasi yang mendukung aktivitas proses adalah kelompok kerja, departemen,
area fungsional. divisi, unit dan bentuk lainnya dimana karyawan dibagi untuk
kepentingan melakukan pekerjaannya.
Rekayasa ulang proses bisnis merupakan
suatu cara yang radikal untuk menggali dan memperluas kemampuan dari suatu
bisnis, memperbaiki performancenya dan memungkinkannya untuk mencapai suatu
keunggulan kompetitif yang bertahan lama.
Studi dan analisa dilakukan terhadap
proses bisnis bisa terhadap keseluruhan proses bisnis dalam suatu organisasi
atau hanya terhadap suatu proses tertentu dalam organisasi dengan menggunakan
metode-metode analisa sistem.
Setiap proses bisnis dianalisa dan
diteliti secara cermat apakah terjadi bottlenecking, repetisi dan pengerjaan
ulang yang mengakibatkan ketidak efisienan. Analisa dan studi ini dimaksudkan
untuk menemukan proses bisnis mana yang mempunyai dampak besar terhadap nilai
tambah Perusahaan. Terhadap proses bisnis tersebut dilakukan pengkajian lebih
lanjut untuk menemukan adanya opportunities yaitu kesempatan untuk melakukan
perbaikan sehingga akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Perbaikan bisa
dalam bentuk menghapuskan sebagian proses yang tidak perlu, melakukan
streamlining atau memanfaatkan bantuan teknologi informasi.
Whitten mengingatkan
bahwa dalam melakukan rekayasa ulang bisnis harus dihindari setiap godaan untuk
mengfokuskan diri pada solusi informasi teknologi hingga setelah proses bisnis
dirancang ulang untuk mencapai efisiensi yang maksimum. Jadi rekayasa ulang
bisnis menganalisa proses bisnis dan kemudian merancang ulang untuk
menghapuskan ketidak efisienan dan birokrasi sebelum diaplikasikan kembali
dengan menggunakan Teknologi Informasi.